Автоматизация закупок: как повысить эффективность?

Антон Бездушный

Антон БЕЗДУШНЫЙ: «К сожалению, на сегодняшний день большинство девелоперских компаний и предприятий, осуществляющих управление проектами по EPC/EPCM-контрактам, организуют закупочную деятельность посредством прямых обзвонов поставщиков и подрядчиков либо посредством проведения «бумажных» тендеров и классических запросов предложений. Низкая оптимизация данного процесса приводит к существенным временным и трудовым затратам, возникновению коррупционных факторов и завышенной стоимости итоговых подрядных работ».

Досье автора
Антон Бездушный, руководитель проектов компании «Алтимета». Выпускник Национального исследовательского университета «МИЭТ»; магистр техники и технологий. Активно участвовал по всех ключевых проектах компании: электронные торгово-закупочные системы ПФГ «САФМАР», система автоматизации закупочной деятельности СГ «СОГАЗ», система автоматизации закупочной деятельности АО «Сбербанк-Технологии», электронная торговая площадка «ЕвроТрансСтрой», торгово-закупочная система AGC Glass Company и др.

Понятия «девелоперский проект» и «EPС/EPСM-контракт» появились в России сравнительно недавно и представляют собой тип регулирования договорных отношений в сфере управления инвестиционно-строительными проектами. Аббревиатура EPC/EPCM складывается из английских слов Engineering (проектирование), Procurement (закупка), Construction (строительство), Management (управление).

Таким образом, становится понятно, что в рамках EPC/EPCM-контракта исполнитель обеспечивает комплексное управление инвестиционно-строительным проектом; отличие между данными моделями договорных отношений только в уровне ответственности и распределении рисков между инвестором и исполнителем контракта.

Понятие девелоперского проекта также предполагает полный цикл управления строительством. Вообще, само слово «девелопмент», в переводе с английского означающее «развитие», предполагает процесс преобразования существующего земельного участка или здания в новый объект, стоимость которого существенно увеличивается по сравнению с первоначальной.

Основная особенность данных технологий управления строительством заключается в том, что при их использовании практически единовременно реализуются три ключевых процесса — проектирование, осуществление закупок и проведение строительных работ.

При такой сквозной организации процесса задачи управления закупками, как центрального элемента реализации инвестиционно-строительного проекта, выходят на передний план. Неверный выбор подрядчика, задержка в обеспечении строительного объекта материальными ресурсами могут существенно сказаться на сроках сдачи объекта и привести к колоссальным финансовым потерям.

Победить все недостатки и воплотить все преимущества

К сожалению, на сегодняшний день большинство девелоперских компаний и предприятий, осуществляющих управление проектами по EPC/EPCM-контрактам, организуют закупочную деятельность посредством прямых обзвонов поставщиков и подрядчиков либо посредством проведения «бумажных» тендеров и классических запросов предложений. Низкая оптимизация данного процесса приводит к существенным временным и трудовым затратам, возникновению коррупционных факторов и завышенной стоимости итоговых подрядных работ.

Для решения перечисленных проблем компания «Алтимета

» разработала профильный программный продукт «ЛотЭксперт.Development» (разновидность уже хорошо зарекомендовавшей себя на российском рынке торговой платформы «ЛотЭксперт»), предоставляющий инновационные механизмы для оптимизации закупочного процесса в рамках проведения строительно-монтажных работ (СМР), проектно- изыскательских работ (ПИР) и учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Реализацию нового продукта мы начали в ходе проекта по созданию корпоративной торгово-закупочной системы ПФГ «САФМАР». Разработка системы была инициирована крупнейшим девелоперским предприятием «А101», входящим в топ-3 застройщиков Новой Москвы. Проект стартовал в сентябре 2016 г., и уже в начале 2017-го компания объявила первые закупочные процедуры. Окончательно все работы по проекту были завершены к лету.

Девелопер высоко оценил итоги проекта, компетенцию сотрудников «Алтимета» и полученный программный продукт. Георгий Криницын, директор департамента закупок ГК «А101», по этому поводу сказал: «Мы старались победить все недостатки и воплотить все преимущества. В результате удалось найти наилучший баланс между наибольшей функциональностью и простотой для участников. Площадка создавалась в рамках разработки единой автоматизированной системы procurement to pay, и ей была отведена функция обеспечения единого окна по взаимодействию с контрагентами (подбор, аккредитация, торги, фиксация условий, оценка по итогам работы). Мы получили продукт, полностью отвечающий поставленным целям. К ключевым преимуществам, считаю, можно отнести: доступность для участников, то есть понятный интерфейс, легкость регистрации, отсутствие барьеров на вход, встроенный механизм шифрования предложений, расширенный инструментарий по ведению базы контрагентов, уникальную сравнительную систему стоимости в рамках настраиваемого справочника единичных видов работ. Данная площадка позволила оптимизировать работу, поскольку стала единым инструментом для работы нескольких подразделений, что позволило ускорить основные процессы при проведении тендерной процедуры».

На базе полученного проектного опыта нами было принято решение о выделении отдельной специализации торговой платформы «ЛотЭксперт», реализующей уникальные функциональные возможности для оптимизации закупочного процесса в сфере управления строительством. Сегодня мы имеем возможность предложить девелоперам готовый результат длительной совместной работы ведущих разработчиков и профессионалов строительной отрасли, в кратчайшие сроки запустить корпоративную закупочную систему на базе уже выверенного, апробированного решения, реализующего лучшие практики по управлению закупками в сфере девелопмента.

 

Лучшую смету укажет система

Одной из инноваций программного решения «ЛотЭксперт.Development» стала разработка методологии проведения тендера на выполнение СМР. Особенностью данных закупок является необходимость получить от участника в составе предложения детальную смету проекта, которая может состоять из тысяч видов работ, иметь многоуровневую иерархию структуры сметы. Как правило, данные сметы организатор получает в формате MS Excel, предоставляя участнику шаблон для заполнения. Сопоставление данных смет, выявление демпинговых и ошибочных позиций занимает огромное количество времени со стороны закупщиков и сметчиков. «ЛотЭксперт.Development» полностью автоматизирует этот кропотливый процесс, предоставляя возможность участнику сформировать электронную смету на площадке, указав цены за работы и материалы в привязке к корпоративному классификатору видов работ в интерактивном гриде. После вскрытия конвертов с предложениями система автоматически производит сопоставление смет в разрезе каждого вида работ и формирует сводную отчетную таблицу для организатора закупки.

Кроме того, система позволяет организатору закупки задать перечень дополнительных параметров, необходимых для сопоставления предложений участника. Эти сведения влияют на состав заявки, заполняются участником при подаче предложения и также попадают в сравнительные таблицы. Закупщику остается лишь проревизировать полученную сводную информацию, проверить цифры, помеченные системой как «спорные» (например, где отклонение от средней цены других участников составляет более чем 20%) на предмет ошибки или демпинга, после чего провести оценку и сопоставление предложений согласно заложенному сценарию оценки. Расчетные критерии, такие как стоимость и срок, будут оценены системой автоматически — на основании сведений, указанных в предложении участника (экспертные — формируются представителями заказчика).

Автоматическое уторговывание

Для повышения релевантности предложений участников по результатам первичного рассмотрения «ЛотЭксперт.Development» предусматривает различные механизмы уторговывания – проведение закупки в несколько этапов, запрос скидки или уточнений коммерческого предложения, проведение переторжки.

Учитывая особенности строительной специфики, нами была реализована возможность детально настраивать различные опции процедуры переторжки. Параметры видимости предложений конкурентов (закрытая подача предложений или торговая сессия в режиме онлайн), формат переторжки (от своей цены, лучшего предложения или фиксированного значения), шаг торгов, параметры автопродления – всё это задается организатором закупки при объявлении переторжки.

В частности, возможно проведение переторжки не только по цене, но и по нескольким параметрам предложения (например, по цене и сроку). В таком случае организатором задаются весовые коэффициенты для каждого критерия, по которому проходит переторжка, участники в режиме реального времени торгуются за суммарный взвешенный балл своего предложения.

 

Контрагент под микроскопом

Другим нововведением стала разработка модуля аккредитации контрагентов. В сфере управления строительством проверка контрагента является важнейшей задачей. Аккредитация, как правило, выдается только по определенным специализациям, в которых контрагент имеет соответствующий проектный опыт.

«ЛотЭксперт.Development» позволяет получить от контрагента детальную информацию о финансовом положении, опыте работы, производственной и технической базе и пр. – сбор данных происходит при заполнении структурированной электронной анкеты, которая в дальнейшем становится личной карточкой контрагента. Система автоматически генерирует заявки на проверку контрагента с постановкой задач в профильные ведомства заказчика. По результатам проверки информация фиксируется в карточке компании, контрагент получает статус аккредитованного по одобренным ему специализациям либо попадает в черный список. На основании аккредитационных анкет в системе ведется реестр контрагентов, аналитика взаимодействия с ним в части закупок и договорных отношений, рейтинги и проверки.

 

Дешево – не значит выгодно

Нередко компании рассматривают задачу автоматизации собственной деятельности как чисто затратную статью, ведь для реализации проекта потребуется инвестировать несколько миллионов рублей — деньги немаленькие, а получит ли компания при этом какую-то выгоду? На самом деле, если глубоко погрузиться в вопрос, то становится очевидно, что за счет оптимизации собственных процессов компания получает существенные конкурентные преимущества, которые позволяют в кратчайшие сроки вывести систему на окупаемость и получить дополнительную финансовую выгоду.

Преимущества За счет чего
Оптимизация закупочного процесса, снижение трудозатрат специалистов на анализ предложений подрядчиков при проведении тендеров на СМР и подготовку документов для принятия решения За счет подачи участниками электронных смет работ и материалов в разрезе закупаемых видов работ существенно упрощается процедура оценки и сопоставления предложений участников. Кроме того, минимизируются временные и трудовые затраты на организацию процедуры, контроль и приглашение участников (система автоматически уведомит всех контрагентов по специализации и найдет новых). Суммарная экономия времени закупщика составит порядка 20-25%, что позволит получить существенную экономию на зарплатном фонде

 

Гибкие возможности уторговывания участников, проведение онлайн-переторжки между выбранными участниками позволяют достичь снижения стоимости, которого в режиме «живого» общения с контрагентами получить практически невозможно  Учитывая суммы проводимых тендеров, дополнительное снижение средней итоговой стоимости закупки даже на 0,5% по итогам года покроет все расходы на создание и содержание системы 
Создание единого инструмента для работы ключевых подразделений компании в части организации закупочных процедур  Служба безопасности, закупщики, финансисты и сметчики имеют возможность работы в единой системе. Не требуется тратить время на коммуникации между подразделениями в части оценки и проверки контрагентов, вся информация по результатам работы (например, результаты проверки контрагента на тендер службой безопасности) сразу детально отражается в карточке закупки и досье контрагента 
Повышение лояльности контрагентов, маркетинговое преимущество по сравнению с другими участниками рынка  За счет повышения прозрачности закупок повышается лояльность контрагентов к закупочной деятельности Группы, что положительно влияет на маркетинговый образ компании. Простой и доступный алгоритм работы позволяет привлечь к торгам дополнительных поставщиков и подрядчиков и повысить конкурентную составляющую закупок 
Гибкий подход при закупках ТМЦ для обеспечения строительных объектов  Использование механизма попозиционных закупок, при котором участники имеют возможность торговаться за каждую позицию ТМЦ отдельно, позволяет гибко подойти к процедуре закупки, быстро и удобно провести анализ полученных предложений, распределить объемы между поставщиками и оценить стоимость и возможности по снижению рисков за счет диверсификации поставщиков 

 

Отмечу, что на сегодняшний день «ЛотЭксперт.Development» – уникальный для российского рынка программный продукт, реализующий лучшие практики управления закупочным процессом в сфере девелопмента и EPC/EPCM-проектов. Мы предлагаем участникам рынка не типовые механизмы, практикуемые другими вендорами, а специализированные проектные решения, применение которых позволит существенно повысить эффективность управления закупками на предприятии. Однако, как говорится, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать, обращайтесь, и мы проведем для вас живую презентацию продукта, взяв за основу один из ваших тендеров. Разница сразу станет очевидна.

Закладка Постоянная ссылка.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *